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Como você pode escolher um software de gestão sendo MEI

3/3/2018 13:1

Um fato que você já deve saber é que toda empresa precisa ser controlada, é necessário “anotar” toda e qualquer transação financeira e de produtos e serviços que é realizada dentro dela.

Existe uma variedade enorme de empresas no Brasil nos dias atuais, aproximadamente 21 milhões de acordo com o site do empresômetro. E isso está aumentando todos os dias.

A sua empresa já está ou ainda vai entrar nesses dados, você tem a chance de começar a organizar e planar ela do jeito certo. E para que isso aconteça, você vai precisar de um sistema de gerenciamento, poderá ser um pouco difícil escolher devido a quantidade deles que existe por aí. Aplique alguns métodos de filtragem para conseguir chegar a uma conclusão certeira.

Filtre e avalie as necessidades

Os sistemas de gerenciamento empresarial são extensos, sua empresa, com certeza, vai se adaptar com algum deles. Se seu negócio for pequeno, médio ou grande, existem softwares que podem te ajudar. Para começar a filtrar, comece a fazer perguntas para si mesmo sobre sua empresa.

Qual o tamanho da minha organização, privada ou não, o que eu preciso gerenciar, o que eu preciso prever e o que eu preciso integrar.

Para estoque de produtos de qualquer empresa, você vai precisar de códigos de barras para controlar mais rapidamente a entrada e a saída dos produtos.

Se sua empresa oferecer serviços você vai precisar de um sistema que te possibilite registrar contratos repetitivos nas atividades mensais ou semanais.

Um microempreendedor não precisa se preocupar tanto assim quanto a escolha de um sistema de gerenciamento, pois geralmente essa categoria de empresário não lidará com altos índices de relatórios e prestação de contas. Apenas o básico é exigido.

Um software de controle tem variações de preço bem altos, por isso é necessário que você tenha suas necessidades muito bem definidas para esse programa.

Grandes sistemas possuem um tempo maior de aprendizagem e implantação, não os considere se sua empresa não tiver muitos funcionários. Já os sistemas menores, além de oferecerem preços que combinam com sua empresa, oferecem também a simplicidade que você precisa

Os relatórios são rapidamente preparados para que possam ser analisados.

A microempresa não dispõe de tempo nem de dinheiro para a compra da licença e o pagamento da mensalidade de um software complexo, além da implementação.

É importante testar os sistemas antes de proceder com uma compra. O sistema precisa ter um bom suporte e uma interface convidativa. Você não vai gostar de trabalhar com algo confuso e complicado. Esse sistema precisa combinar muito bem com a missão da sua empresa, desta forma você poderá transmitir sua credibilidade e os valores que acredita.

A rapidez é primordial, com um bom sistema, que ofereça um suporte ao cliente com chat ao invés de e-mail, sua empresa poderá muito bem ser lembrada pelo atendimento.

Funcionalidades

Já que você quer algo mais prático, aqui estão as funções mais comuns para sistemas que se encaixam nas necessidades dos pequenos e microempresários.

Cadastramento de produtos. Sempre que receber uma mercadoria, você deve cadastra-la para poder fazer o controle de quando ela será vendida, por quem ela será vendida, e quanto tempo ficou dentro da empresa até ser vendida. O cadastramento deve funcionar de forma rápida e deve ter uma integração com as outras fases do produto dentro do sistema.

A gestão do estoque. Controlar o que você tem é algo redundante de se dizer, pois não existe como você vender o que não se dispõe. Isso faria uma confusão enorme dentro da sua empresa, além de fazer você perder o controle de onde o seu dinheiro está entrando ou saindo. Controle de estoque evita furtos ou extravios.

Necessidade de compras. Um bom sistema avisa quando o estoque de certo produto está no final, desta forma você sempre poderá repor este item. Não deixar um estoque vazio pode passar a mensagem de que sua empresa sempre tem o que é necessário para o consumidor.

Gestão de vendas. Para controlar o que foi emprestado, ordem de serviços, promoções e descontos, entre outros, é preciso que o software ofereça essas ferramentas. Você pode se encontrar frequentemente utilizando delas.

Para registrar o faturamento é preciso que o sistema ofereça a emissão de notas fiscais, sua empresa precisa delas para comprovar o pagamento de tributos. A gestão financeira vai controlar o que você precisa pagar e receber, com ela você também vai tomar decisões sobre investimentos.

Basicamente esses são os recursos, será necessário também que o sistema ofereça lembretes, acessos de vários usuários, banco de dados de fácil atualização e integração com sistemas de planilha para exportação.

Se você for MEI, a Receita Federal lançou um aplicativo para você consultar a regularidade de suas contribuições mensais e emitir boletos para pagamento. Você pode usá-lo gratuitamente nos sistemas operacionais móveis Android e iOS.

Nada deve ser feito no impulso ou pressa, escolha com calma, pois no futuro isso vai ser recompensado com o bom funcionamento da sua empresa.

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